W skrócie
- Opis wyjazdu to nie tylko marketing – ustawa określa, jakie informacje klient musi dostać przed zawarciem umowy.
- Najczęściej brakuje: liczby noclegów i świadczeń, informacji o transferach, dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami i terminu ewentualnego odwołania.
- Poniżej 11 zasad z przykładowymi zapisami, które możesz wykorzystać w ofercie.
Dobrze opisana oferta to coś więcej niż ładne zdjęcia i program dzień po dniu. Ustawa z 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych oraz dyrektywa UE 2015/2302 określają, jakie informacje podróżny powinien otrzymać, zanim podpisze umowę. Braki w opisie to ryzyko reklamacji, sporów i pytań, na które zespół odpowiada potem mailowo.
Poniżej zebraliśmy praktyki, które rekomendujemy przy tworzeniu każdej nowej imprezy w Otiumo. Formularz oferty w systemie prowadzi przez większość tych pól, ale treść zawsze uzupełnia organizator – dlatego warto mieć tę listę pod ręką.
Stan prawny do weryfikacji
Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed publikacją oferty sprawdź aktualne brzmienie przepisów lub skonsultuj zapisy z prawnikiem.
Zakwaterowanie: liczba noclegów i lokalizacja
Zgodnie z art. 40 ustawy klient powinien znać łączną liczbę noclegów. Podaj ją w nazwie zakwaterowania, np. „3 noclegi w hotelu X”, albo w opisie – jeśli noclegi są w kilku miejscach, jak w imprezach objazdowych.
Zawsze wskaż też miejscowość noclegu. Jeśli obiekt nie jest jeszcze znany, wystarczy lokalizacja ogólna.
Przykładowe zapisy
- „3 noclegi w hotelu *** w Rzymie (centrum miasta)”
- „Zakwaterowanie w okolicach Paryża”
- „Hotele zgodne z trasą podróży, w standardzie 3/4*”
Świadczenia zawarte w cenie
Klient powinien wiedzieć, ile posiłków i innych świadczeń dostaje w cenie. Ogólne „wyżywienie HB” bywa niejasne – lepiej policzyć je wprost, np. „7 śniadań, 7 obiadokolacji (napoje dodatkowo płatne)”.
Program podróży i transfery
W programie wskaż, które transfery są wliczone w cenę, a które nie – i ile kosztują dodatkowe. Przykład: „Transfer lotniskowy w cenie. Możliwość zakupu transferu dodatkowego – 150 zł/os.”
Dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami
Organizator ma obowiązek poinformować, czy impreza jest odpowiednia dla osób o ograniczonej możliwości poruszania się. Dyrektywa UE obejmuje tym pojęciem m.in. osoby z niepełnosprawnościami, osoby z trudnościami sensorycznymi (np. niewidome, niesłyszące), osoby starsze, kobiety w ciąży i inne osoby wymagające szczególnej opieki.
„Impreza obejmuje przemieszczanie się pieszo, pobyt w zatłoczonych miejscach oraz ekspozycję na hałas i światło. Nie jest w pełni dostosowana do potrzeb osób z ograniczeniami fizycznymi, sensorycznymi lub poznawczymi. W razie pytań skontaktuj się z organizatorem.”
Taką formułę warto dopasować do konkretnego wyjazdu – inaczej opiszesz city break, a inaczej trekking w górach.
Termin możliwego odwołania imprezy
Jeśli wyjazd może się nie odbyć z powodu zbyt małej liczby uczestników, klient powinien wiedzieć, jaka jest minimalna liczba osób i do kiedy najpóźniej zostanie poinformowany o odwołaniu.
| Długość imprezy | Najpóźniej przed rozpoczęciem |
|---|---|
| Ponad 6 dni | 20 dni |
| Od 2 do 6 dni | 7 dni |
| Krócej niż 2 dni | 48 godzin |
Rezygnacja klienta z imprezy
Podróżny może zrezygnować z imprezy w każdym momencie przed jej rozpoczęciem (art. 47). Organizator może naliczyć opłatę za odstąpienie, ale:
- musi być ona określona w umowie lub możliwa do wyliczenia,
- powinna odpowiadać rzeczywiście poniesionym kosztom.
Opisz te zasady w warunkach uczestnictwa – najlepiej w tabeli z terminami i wysokością opłat.
Zmiana osoby uczestniczącej
Klient może przenieść swoją rezerwację na inną osobę bez zgody organizatora, jeśli:
- poinformuje biuro na trwałym nośniku w rozsądnym terminie – za taki uznaje się 7 dni przed wyjazdem,
- pokryje uzasadnione koszty zmiany, które organizator musi wykazać,
- przyjmie, że on i nowy uczestnik odpowiadają solidarnie za zapłatę ceny.
Zmiana ceny po zawarciu umowy
Cena może wzrosnąć po podpisaniu umowy tylko wtedy, gdy umowa to przewiduje, a przyczyna wynika z ustawy: koszty paliwa, podatki i opłaty albo kursy walut. Podwyżka musi być uzasadniona i przekazana klientowi na trwałym nośniku (np. e-mailem), nie później niż 20 dni przed rozpoczęciem imprezy.
Jeśli podwyżka nie przekracza 8% ceny, nie wymaga zgody klienta ani aneksu. Powyżej 8% klient może przyjąć zmianę albo odstąpić od umowy bez opłat.
Dokumenty podróży i wizy
Podaj, jaki dokument jest wymagany (dowód osobisty czy paszport, z jaką ważnością) i czy potrzebna jest wiza lub zezwolenie elektroniczne, np. ESTA czy eVisa.
Jeśli formalności wizowe załatwia biuro, napisz to wprost: „Formalności wizowe realizuje organizator. Uczestnik może zostać poproszony o dodatkowe dane potrzebne do wniosku”.
Informacja o zabezpieczeniu finansowym
Klient powinien otrzymać potwierdzenie, że organizator ma zabezpieczenie finansowe i odprowadza składki do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego (i, jeśli dotyczy, Turystycznego Funduszu Pomocowego), wraz z informacją, jak ubiegać się o środki w razie niewypłacalności.
Od lipca 2026 r. dochodzą do tego nowe obowiązki sprawozdawcze – opisaliśmy je we wpisie Wykaz umów TFG od 1 lipca.
Jak to wygląda w Otiumo?
Formularz oferty w Otiumo jest podzielony na sekcje odpowiadające tym informacjom: zakwaterowanie, świadczenia, program, warunki i dokumenty. Dzięki temu łatwiej zauważyć, czego brakuje, zanim oferta trafi do klientów – a raz przygotowany opis możesz kopiować do kolejnych terminów.
Pokażemy formularz oferty na przykładzie Twojego wyjazdu.
Lista kontrolna przed publikacją oferty
- łączna liczba noclegów
- miejscowość lub region noclegu
- liczba posiłków i świadczeń w cenie
- transfery w cenie i dodatkowo płatne
- informacja o dostępności imprezy
- minimalna liczba uczestników i termin odwołania
- zasady rezygnacji i opłat
- zasady zmiany uczestnika i ceny
- wymagane dokumenty i wizy
- informacja o zabezpieczeniu finansowym
Najczęstsze pytania
Czy każda oferta musi zawierać informację o dostępności dla osób z niepełnosprawnościami?
Tak – organizator powinien poinformować, czy impreza jest odpowiednia dla osób o ograniczonej możliwości poruszania się. Najlepiej opisać konkretne utrudnienia, zamiast stosować ogólną formułkę.
Czy mogę podać lokalizację hotelu, jeśli obiekt nie jest jeszcze wybrany?
Tak, wystarczy lokalizacja ogólna, np. „okolice Paryża” albo standard i trasa w imprezie objazdowej. Konkretny obiekt podaj klientowi, gdy tylko będzie znany.
Czy podwyżka ceny do 8% wymaga aneksu do umowy?
Nie, jeśli umowa przewiduje taką możliwość, przyczyna wynika z ustawy, a klient zostanie poinformowany na trwałym nośniku nie później niż 20 dni przed rozpoczęciem imprezy.
Podsumowanie
Kompletna oferta chroni zarówno klienta, jak i organizatora. Klient wie, co kupuje i na jakich zasadach, a biuro ogranicza ryzyko sporów i pytań po zawarciu umowy. Warto przejść przez listę kontrolną przy każdej nowej imprezie – także wtedy, gdy kopiujesz opis z poprzedniego sezonu.