W skrócie
- Od 1 stycznia 2026 r.: kilka gwarancji zamiast jednej, nowe zasady obsługi roszczeń i dokładniejsza informacja dla podróżnego o zabezpieczeniach.
- Od 1 lipca 2026 r.: nowy wykaz umów prowadzony w systemie UFG lub przekazywany do UFG, z rozszerzonym zakresem danych.
- Uporczywe uchylanie się od obowiązków dotyczących wykazu i deklaracji może być rażącym naruszeniem.
Nowelizacja ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych została podpisana 16 grudnia 2025 r. Ma ułatwić organizatorom dostęp do zabezpieczeń na wypadek niewypłacalności i uporządkować wymianę danych o umowach z Ubezpieczeniowym Funduszem Gwarancyjnym (UFG).
Dla biur działających jako organizatorzy turystyki to nie jest wyłącznie formalność. Zmiany dotyczą gwarancji, dokumentów, danych o umowach, informacji dla podróżnych i kontroli poprawności danych przekazywanych do systemu.
Stan prawny do weryfikacji
Wpis opisuje zmiany według informacji z dnia publikacji i nie stanowi porady prawnej. Przed wdrożeniem zmian w dokumentach sprawdź aktualne brzmienie ustawy i komunikaty UFG.
Kiedy obowiązują nowe przepisy?
Zmiany wchodzą w życie etapami:
| Od kiedy | Co się zmienia |
|---|---|
| 1 stycznia 2026 r. | Kilka gwarancji zamiast jednej, obsługa roszczeń, obowiązki informacyjne wobec podróżnych, zmiany w funduszach i zabezpieczeniach |
| 1 lipca 2026 r. | Nowy wykaz umów – w systemie teleinformatycznym UFG albo przekazywany do UFG, nowe pola i konsekwencje za niewypełnianie obowiązków |
To rozróżnienie jest ważne: wiele biur zakładało, że wszystko zmienia się od stycznia, a nowa formuła wykazu umów ruszyła dopiero w lipcu.
Zmiana 1: więcej niż jedna gwarancja
Organizator może korzystać z kilku gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych, które łącznie spełniają wymaganą minimalną sumę zabezpieczenia. To ułatwienie dla firm, dla których jedna duża gwarancja była barierą ze względu na limity, kaucje, depozyty czy zdolność kredytową.
Jednocześnie rośnie potrzeba porządku: trzeba wiedzieć, które gwarancje obowiązują, w jakich terminach, na jaką sumę i kto przyjmuje zgłoszenia roszczeń.
Zmiana 2: informacja dla podróżnego o gwarancjach
Podróżny musi otrzymać informację o wszystkich gwarancjach obowiązujących przy jego umowie – w tym o tym, jak dochodzić roszczeń i do jakiego podmiotu je kierować.
Wcześniej klient często dostawał tylko numer gwarancji lub nazwę ubezpieczyciela. Teraz liczy się spójność: numery gwarancji, nazwy podmiotów, okresy obowiązywania i dane kontaktowe muszą być aktualne w każdym dokumencie.
Zmiana 3: obsługa roszczeń przy kilku gwarancjach
Przy kilku zabezpieczeniach kluczową rolę pełni wskazany podmiot, który przyjmuje zgłoszenie podróżnego, weryfikuje roszczenie i przekazuje informację o wyliczonej kwocie albo odmowie pozostałym gwarantom. Rozliczenie następuje proporcjonalnie do udziału w zabezpieczeniu. Dla biura oznacza to obowiązek jasnego wskazania tego podmiotu w materiałach dla klientów.
Zmiana 4: wykaz umów – największa zmiana operacyjna
Od 1 lipca 2026 r. organizator prowadzi i aktualizuje wykaz umów w systemie teleinformatycznym UFG albo poza nim – pod warunkiem terminowego przekazywania danych do UFG.
Wykaz zawiera znacznie więcej informacji niż wcześniej, m.in.:
- numer rezerwacji lub umowy
- przedmiot umowy
- datę zawarcia i termin wyjazdu
- liczbę podróżnych
- cenę i walutę
- kraj, miejscowość lub trasę
- rodzaj transportu
- przedpłaty i zwroty
| Termin | Obowiązek |
|---|---|
| Do 14. dnia miesiąca | Przekazanie wykazu za poprzedni miesiąc, jeśli jest prowadzony poza systemem UFG |
| 14 dni od zmiany | Aktualizacja danych wprowadzonych do systemu UFG |
Wykaz przestaje być prostą listą dokumentów – staje się rejestrem operacyjno-finansowym biura. Szczegóły opisujemy we wpisie Wykaz umów TFG od 1 lipca.
Zmiana 5: większe ryzyko przy błędach w wykazie i deklaracjach
W katalogu rażących naruszeń doprecyzowano sytuacje, w których przedsiębiorca mimo wezwania uchyla się od prawidłowego składania deklaracji, opłacania składek na TFG albo prowadzenia i aktualizowania wykazu umów. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do wykreślenia z rejestru i zakazu wykonywania działalności.
„Nie mam czasu uzupełnić danych” przestaje być neutralne – staje się ryzykiem regulacyjnym.
Zmiana 6: Fundusz Pomocowy i poręczenia UFG
Limit zwrotnego finansowania, którego UFG może udzielać Turystycznemu Funduszowi Pomocowemu ze środków TFG, wzrósł z 5% do 30% środków zgromadzonych w TFG.
Jeśli bank lub ubezpieczyciel wymaga dodatkowego zabezpieczenia przy udzieleniu gwarancji (kaucji, depozytu, innej gwarancji), organizator może skorzystać z poręczenia UFG. Gwarant nie może odmówić jego przyjęcia, jeśli spełnione są ustawowe warunki. Warunkiem korzystania z takich rozwiązań jest jednak porządek w deklaracjach, wykazie umów i składkach.
Jak było, jak jest – przykłady
| Obszar | Przed zmianami | Po zmianach |
|---|---|---|
| Zabezpieczenie | Jedna gwarancja na pełną sumę | Kilka gwarancji łącznie, wskazany podmiot do roszczeń |
| Wykaz umów | Excel, CRM lub system, różny zakres i częstotliwość | Szczegółowe dane, aktualizacja i przekazywanie do UFG |
| Bałagan w dokumentach | Wyjaśnienia i stres przy kontroli | Uporczywe zaniedbania mogą być rażącym naruszeniem |
Lista kontrolna dla organizatora
- Sprawdź zabezpieczenia finansowe Sumy, terminy, gwaranci i to, czy warto korzystać z kilku gwarancji.
- Uporządkuj informacje dla podróżnych Standard informacji o gwarancjach i podmiocie przyjmującym roszczenia.
- Przejrzyj wykaz umów Jakie dane zbierasz dziś, a jakich brakuje w nowej strukturze.
- Uzupełnij pola w procesie rezerwacji Numery umów, terminy, liczba podróżnych, ceny, waluty, trasy, transport, przedpłaty i zwroty.
- Ustal odpowiedzialność i terminy Kto aktualizuje wykaz i jak często – zamiast arkusza „na koniec miesiąca”.
- Zadbaj o historię zmian Kiedy i co zmieniono w rezerwacji, wpłatach i umowie.
- Przeszkol zespół Dane do wykazu powstają już przy sprzedaży i obsłudze rezerwacji, nie tylko w księgowości.
Jak pomaga Otiumo?
W Otiumo dane potrzebne do wykazu – rezerwacja, umowa, termin, uczestnicy, cena, waluta, wpłaty i zwroty – powstają w trakcie zwykłej obsługi rezerwacji, a nie są dopisywane ręcznie na koniec miesiąca. System pomaga wskazywać brakujące informacje i przechowuje historię zmian. Informacje o gwarancjach możesz uporządkować razem z dokumentami dla klientów.
O aktualny zakres współpracy Otiumo z systemem UFG zapytaj na prezentacji – pokażemy, jak wygląda to na Twoich danych.
Pokażemy dane do wykazu umów na przykładzie Twoich rezerwacji.
Najczęstsze pytania
Od kiedy obowiązuje nowy wykaz umów?
Od 1 lipca 2026 r. Wcześniejsze zmiany – dotyczące gwarancji i informowania podróżnych – obowiązują od 1 stycznia 2026 r.
Czy muszę prowadzić wykaz bezpośrednio w systemie UFG?
Nie. Możesz prowadzić go w systemie UFG albo poza nim, ale wtedy trzeba przekazywać go do UFG do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Czy mogę zastąpić jedną gwarancję kilkoma mniejszymi?
Tak, od 1 stycznia 2026 r. kilka gwarancji może łącznie spełniać wymaganą minimalną sumę zabezpieczenia. Trzeba wtedy wskazać podmiot przyjmujący roszczenia i poinformować o nim podróżnych.
Podsumowanie
Nowe przepisy dla organizatorów turystyki to przede wszystkim porządek w danych. Od stycznia łatwiej zbudować zabezpieczenie z kilku gwarancji, ale podróżny musi dostać jasną informację, gdzie zgłaszać roszczenia. Od lipca wykaz umów staje się jednym z najważniejszych obowiązków operacyjnych. Przewagę mają biura, w których dane do wykazu powstają przy rezerwacji, a nie w arkuszu uzupełnianym w ostatniej chwili.