Umów prezentację
Rozwiązania · Wyjazdy grupowe i na zamówienie

System do organizacji wyjazdów grupowych i na zamówienie

Zapisy uczestników, płatności, dokumenty, listy, rooming i komunikacja z grupą – w jednym panelu.

Umów prezentację Zobacz, jak to działa
Wyjazd integracyjny – Mazury0090/2027 · 21.05 – 23.05.202792%wolne 4/48
RezerwującyOsobyWpłatyStatus rezerwacji
Katarzyna Lis4POTWIERDZONE
Marek Wróbel22NIEPOTWIERDZONE
Joanna Mazur3POTWIERDZONE
Paweł Kaczmarek1POTWIERDZONE
Raporty dla grupy
Raport rezerwacjiWybierz
Lista cen uczestnikówWybierz
Rooming listWybierz
Pobierz listę
Problem i rozwiązanie

Dlaczego wyjazdy grupowe
szybko robią się trudne

Przy jednej grupie wszystko wydaje się proste. Problem pojawia się, gdy uczestnicy zapisują się różnymi kanałami, wpłaty przychodzą etapami, a lista musi być stale aktualna.

Dziś
  • Dane trafiają z maili, formularzy, telefonów i Excela
  • Trudno szybko sprawdzić, kto jest zapisany na wyjazd
  • Każda zmiana wymaga ręcznego przepisywania
Z Otiumo

Zapisy uczestników w jednym miejscu

Zbierasz dane uczestników w uporządkowany sposób i ograniczasz ręczne przepisywanie.

Zobacz na prezentacji →
Zapisz się na wyjazd
Imię i nazwisko
Anna Kowalska
E-mail
anna.kowalska@poczta.pl
Liczba uczestników
2
Rezerwacja przyjętaNowa rezerwacja · Anna Kowalska
Krok po kroku

Jak wygląda
wyjazd grupowy w Otiumo

Zobacz, jak działa
  1. 1
    Tworzysz wyjazd Dodajesz termin, program, limity miejsc, ceny i warunki.
  2. 2
    Zbierasz zapisy Uczestnicy trafiają do systemu, a dane są uporządkowane od początku.
  3. 3
    Porządkujesz grupę Rooming tworzy się automatycznie, z uwzględnieniem próśb uczestników.
  4. 4
    Kontrolujesz płatności Widzisz, kto zapłacił i które terminy wpłat się zbliżają.
  5. 5
    Przygotowujesz dokumenty Generujesz listy uczestników, umowy, rooming i eksporty.
  6. 6
    Komunikujesz się z grupą Wysyłasz informacje i przypomnienia do uczestników.
Rooming

Rooming, który układa się sam

Otiumo tworzy przydział do pokoi automatycznie na podstawie rezerwacji. Ty tylko sprawdzasz i wysyłasz raport.

  • Uczestnik już przy rezerwacji zgłasza, z kim chce mieszkać
  • Osobne pokoje dla kadry: pilota, kierowcy, opiekunów
  • Raport rooming gotowy do wysłania do hotelu
Pokażemy na Twojej grupie →
Automatycznie
Pokój 2-os TWIN
UUczestnik AUUczestnik B
W pokoju z: Uczestnik B
Pokój 3-os TPL
UUczestnik CUUczestnik DUUczestnik E
Kadra
Pokój 1-os SGL
PPilot
Pokój 2-os TWIN
KKierowcaOOpiekun
Dla hotelu
PokójTypOsoby1TWIN22TPL33DBL24SGL15TWIN2
Wygeneruj raport
Bez systemu i z Otiumo

Obsługa grupy: ręcznie czy w Otiumo?

Obszar
Ręczna obsługa
Z Otiumo
Dane uczestników
Rozproszone w wielu miejscach
W jednym panelu, przy wyjeździe
Listy
Ręcznie aktualizowane pliki
Aktualne listy i eksporty
Wpłaty
Sprawdzane poza systemem
Statusy płatności przy rezerwacji
Dokumenty
Przepisywanie danych
Dokumenty z danych rezerwacji
Komunikacja
Maile, telefony, notatki lidera
Wiadomości powiązane z wyjazdem
Rodzaje wyjazdów

Dla jakich wyjazdów grupowych sprawdzi się Otiumo?

Firma, klub czy grupa znajomych – zasady są podobne: zapisy, lista, wpłaty i komplet informacji przed wyjazdem.

  • Wyjazdy firmowe i integracyjne

    Lista pracowników, pokoje i informacje przed wyjazdem w jednym miejscu.

  • Wyjazdy incentive

    Program przygotowany dla jednej firmy i komplet danych uczestników.

  • Grupy zamknięte na zamówienie

    Oferta dla jednego zleceniodawcy, z jego listą uczestników i wpłatami.

  • Wyjazdy klubów i stowarzyszeń

    Zapisy członków, wpłaty etapami i zawsze aktualna lista grupy.

  • Wyjazdy dla seniorów

    Zapisy przyjmowane w biurze i online trafiają na jedną listę.

  • Wyjazdy drużyn i zespołów

    Lista zawodników, podział na pokoje i dokumenty na zawody.

Co słyszymy od organizatorów wyjazdów grupowych

„Zgłoszenia, wpłaty i pokoje mamy
w jednym miejscu – także przy grupach na zamówienie.”

Wcześniej każda grupa miała osobny arkusz. Teraz cały zespół widzi stan zapisów i wpłat od razu, bez dopytywania w mailach.

Powiązane rozwiązania

Organizujesz też inne wyjazdy?

Wszystkie rozwiązania →
Wycieczki szkolne Pielgrzymki Kolonie i obozy Wyjazdy autokarowe
Wszystkie rozwiązania →
Strona internetowa biuraSprzedawaj wyjazdy przez swoją stronę

Masz już stronę? Szybko dodasz na niej link do rezerwacji w Otiumo.

Nie masz strony? Skorzystaj z naszego kompletnego rozwiązania: strony biura połączonej z Otiumo.

Zobacz ofertę strony
FAQ

Pytania o wyjazdy grupowe

Nie ma tu Twojego pytania? Napisz na biuro@otiumo.pl.

Tak. Otiumo porządkuje zapisy uczestników, płatności, dokumenty, listy, rooming i komunikację z grupą w jednym systemie.

Blog

Praktyczne wskazówki dla organizatorów grup

Wszystkie wpisy →
Organizacja wyjazdów Jak zorganizować pielgrzymkę parafialną – zapisy, wpłaty i lista uczestników Zapisy po mszy, przez telefon i u księdza, wpłaty gotówką i przelewem, uczestnicy w różnym wieku. Zobacz, jak zebrać to w jedną aktualną listę bez zmieniania sposobu działania parafii. Czytaj wpis Organizacja wyjazdów Organizacja wyjazdów grupowych bez chaosu – zapisy, uczestnicy i wpłaty Jedna grupa, jeden wyjazd – z zewnątrz wygląda prosto. W praktyce to dziesiątki zapisów, wpłat i zmian, a często też lider grupy pośredniczący w kontakcie. Zobacz, jak to uporządkować. Czytaj wpis Płatności i dokumenty eParagony w biurze podróży – jak zautomatyzować fiskalizację wpłat? Przy kilku rezerwacjach dziennie ręczne paragony jeszcze działają. Przy kilkudziesięciu – zabierają czas i generują błędy. Zobacz, jak powiązać fiskalizację z rezerwacją i wpłatą. Czytaj wpis
Wszystkie wpisy →

Pokażemy Otiumo na przykładzie Twoich wyjazdów grupowych.

Prezentację przygotowujemy na podstawie wyjazdów, które organizujesz – a nie na ogólnym przykładzie.

Wolisz napisać? biuro@otiumo.pl

    Wypełnij formularz

    Administratorem danych jest Otiumo sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej. Dane z formularza przetwarzamy, aby odpowiedzieć na zapytanie i umówić prezentację (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO), a jeśli wyrazisz zgodę – także, aby wysyłać informacje handlowe e‑mailem. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu, a także skargi do Prezesa UODO. Kontakt w sprawach danych: rodo@otiumo.pl.

    Umów prezentację