Wykaz umów TFG od 1 lipca 2026 r. – co zmienia się dla biur podróży?

Od 1 lipca 2026 r. przedsiębiorcy turystyczni przekazują dane z wykazu umów do systemu teleinformatycznego UFG/TFG. Dotyczy to organizatorów turystyki i podmiotów oferujących imprezy turystyczne oraz powiązane usługi turystyczne.

Warto od razu doprecyzować: sam obowiązek prowadzenia wykazu umów nie jest nowy. Zmienia się sposób jego obsługi. A to oznacza konieczność uporządkowania danych o rezerwacjach, umowach, wpłatach, zwrotach i zmianach – które w wielu biurach są rozproszone między arkuszami, przelewami, mailami i systemami.

Jak można prowadzić wykaz umów?

Sposób	Jak to działa	Termin
W Portalu TFG	Dane uzupełniane ręcznie w formularzu systemu	Na bieżąco, w praktyce do 14. dnia kolejnego miesiąca
Poza systemem TFG	Praca we własnym narzędziu, przekazanie pliku CSV/JSON lub przez API	Do 14. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni

Prowadzenie wykazu „poza systemem” nie oznacza, że dane zostają tylko u organizatora – codzienna praca może odbywać się w innym narzędziu, ale dane i tak trafiają do TFG.

Do kiedy przekazać dane?

Przy wykazie prowadzonym poza systemem dane za poprzedni miesiąc przekazujesz do 14. dnia kolejnego miesiąca, według stanu na dzień przekazania. Umowy zawarte w lipcu 2026 r. trzeba było przekazać najpóźniej do 14 sierpnia 2026 r.

Jeśli umowa jest już w systemie, a potem coś się zmieni, aktualizujesz ją w ciągu 14 dni od zmiany.

Które umowy trzeba przekazywać?

Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r. Liczy się data zawarcia umowy – nie data wyjazdu, wpłaty ani rezygnacji.

Jakie dane znajdą się w wykazie?

• numer rezerwacji lub umowy
• przedmiot umowy
• data zawarcia umowy
• termin imprezy turystycznej
• liczba podróżnych
• łączna cena i waluta
• kierunek lub trasa
• zakres terytorialny
• środek transportu i lotniska
• wpłaty i zwroty

Wykaz nie obejmuje danych identyfikujących podróżnych – imion, nazwisk, numerów dokumentów – ani skanów umów. Wymaga jednak bardzo dokładnych danych operacyjnych: daty zawarcia, liczby podróżnych, ceny, waluty, wpłat, zwrotów, zmian i statusu umowy.

Wpłaty, zaliczki i dopłaty

W wykazie powinny znaleźć się faktycznie dokonane przedpłaty z datami i kwotami – zarówno przelewy, jak i wpłaty gotówkowe. Umowę wykazujesz raz, a kolejne wpłaty dopisujesz jako zmianę tej samej umowy.

Na spotkaniu nie potwierdzono jednoznacznie możliwości miesięcznego sumowania wpłat. Najbezpieczniej prowadzić ewidencję tak, by dało się wskazać datę i kwotę każdej przedpłaty. Przy obozach, koloniach, pielgrzymkach i wycieczkach szkolnych, gdzie jedna umowa ma wiele wpłat, ręczne pilnowanie tego staje się dużym obciążeniem – więcej o tym we wpisie Automatyzacja płatności w biurze podróży.

Korekty, zmiany, rezygnacje i zwroty

Moduł wykazu obsługuje cykl życia umowy: zawarcie, zmianę, korektę, rozwiązanie i usunięcie pozycji wprowadzonej omyłkowo.

Rodzaj	Kiedy	Przykład
Korekta błędu	W wykazie jest nieprawidłowa dana	Błędna data zawarcia umowy
Zmiana umowy	Po zawarciu coś faktycznie się zmieniło	Więcej podróżnych, kolejna wpłata, zwrot, nowa cena

Dlatego tak ważna jest historia zmian powiązana z konkretną umową.

Portal, plik CSV/JSON czy API?

Pliki CSV i JSON

CSV sprawdzi się przy prostszych umowach z jednym wariantem podróży, JSON – przy bardziej rozbudowanych, np. z wieloma wariantami. System sprawdza format, kodowanie, wielkość pliku, zgodność ze słownikami, unikalność numerów umów i kompletność danych. Tej samej umowy nie można wgrać ponownie jako nowej – zmiany przekazuje się jako odpowiedni typ zasilenia.

API

API ma być oparte o usługi REST. Wymaga konta technicznego, certyfikatu cyfrowego UFG, autoryzacji, stałego publicznego adresu IP lub podsieci i uprawnień. Konto techniczne jest powiązane z konkretnym przedsiębiorcą – dostawca systemu obsługujący wiele biur potrzebuje osobnego dostępu dla każdego z nich. Integracja wymaga więc przygotowania także po stronie organizatora.

Czy deklaracje TFG/TFP nadal obowiązują?

Tak. Przekazywanie wykazu nie znosi obowiązku składania deklaracji TFG/TFP, a ich terminy się nie zmieniają. Automatyczne przygotowanie deklaracji z danych wykazu jest planowane jako kolejny etap rozwoju systemu. Jeśli w danym miesiącu nie było sprzedaży, nie ma czego wpisać do wykazu – ale deklaracja zerowa nadal może być wymagana.

Czego nie trzeba przekazywać?

• skanów ani kopii umów,
• umów zawartych przed 1 lipca 2026 r., nawet jeśli wyjazd, wpłata lub rezygnacja nastąpią później,
• voucherów jako takich,
• umów objętych dotychczasowymi wyłączeniami, np. wycieczek jednodniowych krótszych niż 24 godziny i bez noclegu.

Jak Otiumo pomaga przygotować dane do wykazu?

Największym wyzwaniem nie jest samo wejście do Portalu TFG, ale przygotowanie poprawnych, kompletnych i aktualnych danych. W Otiumo rezerwacje, umowy, uczestnicy, terminy, wpłaty, dopłaty, zwroty, korekty i historia zmian są w jednym systemie:

1. Rezerwacje i umowy Każda rezerwacja ma dane, uczestników, terminy, statusy i historię.
2. Wpłaty, dopłaty i zwroty Faktycznie dokonane przedpłaty z datami i kwotami przy konkretnej umowie.
3. Śledzenie zmian Rezygnacje, zmiany liczby uczestników, ceny i zwroty nie giną – można odtworzyć historię.
4. Uporządkowana struktura danych Podstawa do dostosowania eksportów i formatów do wymagań TFG.

Lista kontrolna danych

• numery rezerwacji i umów
• daty zawarcia umów
• terminy imprez
• liczba podróżnych
• ceny i waluty
• wpłaty i dopłaty z datami
• zwroty i rezygnacje
• zmiany w rezerwacjach
• zakres terytorialny
• środki transportu
• statusy umów
• osoba odpowiedzialna za wykaz

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Wykaz umów TFG to przede wszystkim test tego, jak dobrze biuro ma uporządkowane dane. Jeśli rezerwacje, wpłaty, zwroty i zmiany są rozproszone, raportowanie staje się uciążliwe. Jeśli powstają w jednym systemie przy codziennej obsłudze, przygotowanie danych do TFG jest znacznie prostsze. Pytania i odpowiedzi ze spotkania UFG z przedsiębiorcami zebraliśmy w osobnym podsumowaniu.