Moduł „Wykaz umów” w Portalu TFG – podsumowanie prezentacji dla przedsiębiorców turystycznych

To podsumowanie technicznej części prezentacji UFG o nowym module „Wykaz umów” w Portalu TFG. Jeśli szukasz ogólnego wyjaśnienia – które umowy przekazać, w jakich terminach i z jakimi danymi – zacznij od przewodnika Wykaz umów TFG od 1 lipca 2026 r.

Trzy sposoby zasilania wykazu

Sposób	Dla kogo	Charakterystyka
Formularz w Portalu TFG	Mniejsze biura, niewiele umów	Ręczne uzupełnianie danych w interaktywnym formularzu
Plik CSV lub JSON	Biura prowadzące dane we własnym narzędziu	Okresowe przekazywanie uporządkowanego pliku
API (JSON)	Systemy rezerwacyjne, większa skala	Automatyczna komunikacja systemu z TFG

Każdy przedsiębiorca wybiera sposób dopasowany do skali działalności.

Konsekwencje braku wykazu

UFG monitoruje realizację obowiązku. Jeśli wykaz nie jest przekazywany albo jest przekazywany nienależycie, UFG wzywa przedsiębiorcę przez system do wykonania obowiązku w ciągu 14 dni. Jeśli to nie nastąpi, UFG może wystąpić do marszałka województwa z wnioskiem o decyzję w sprawie wykreślenia z rejestru.

Nowy moduł „Wykaz umów”

W zakładce można dodawać umowy, wyszukiwać je, przeglądać szczegóły, korygować dane, rozwiązywać umowy, usuwać błędne pozycje i korzystać z rejestru zmian. Formularz rejestracji umowy ma cztery części:

1. Dane podstawowe Numer umowy lub rezerwacji, data zawarcia, przedmiot umowy.
2. Warianty podróży Terminy, zakres terytorialny, kraj, miejscowość lub trasa, transport, kody lotnisk ICAO.
3. Podsumowanie Liczba podróżnych, łączna cena usług i waluta.
4. Wpłaty i zwroty Data, kwota i waluta każdej wpłaty oraz każdego zwrotu.

Warianty podróży w jednej umowie

Jedna umowa może obejmować uczestników, którzy realizują wyjazd w różnych warunkach – z innym terminem, transportem czy trasą. Limity techniczne:

Element	Limit
Warianty podróży na umowę	50
Zakresy terytorialne na wariant	5
Kraje realizacji na wariant	5
Miejscowości lub trasy na wariant	5
Rodzaje transportu na wariant	3
Kody lotnisk na wariant	3
Wpłaty na umowę	286
Zwroty na umowę	286

Przy wyjazdach grupowych, koloniach, obozach, pielgrzymkach i wycieczkach szkolnych do jednej umowy może trafić wiele wpłat – dlatego warto już teraz sprawdzić, czy każda wpłata jest jednoznacznie przypisana do umowy lub rezerwacji.

Korekta, rozwiązanie i usunięcie umowy

• Korekta: błąd – w wykazie jest nieprawidłowa dana, np. data zawarcia.
• Korekta: zmiana w umowie – coś faktycznie się zmieniło, np. liczba podróżnych albo kolejna wpłata.
• Rozwiązanie – umowa została zawarta, a potem rozwiązana.
• Usunięcie – umowa trafiła do systemu omyłkowo.

Rejestr zmian

Rejestr pokazuje historię działań na umowie: datę zmiany, datę zmiany umowy, wersję, nazwę pola, wartość przed i po zmianie, powód korekty i autora. Przy kilku pracownikach i wielu zmianach to ważne narzędzie kontroli.

Pliki wsadowe CSV i JSON

Parametr	CSV	JSON (przez API)
Warianty podróży	Tylko jeden	Do 50
Umowy w pliku	Do 5000	Do 1000
Rozmiar pliku	Do 10 MB	Do 10 MB
Kodowanie	UTF-8	UTF-8

System sprawdza format, rozmiar i kodowanie, a po przyjęciu pliku – strukturę, liczbę umów, unikalność numerów, zgodność ze słownikami, format danych oraz liczbę wpłat i zwrotów. Wzory plików, walidacje i słowniki są udostępniane w Portalu TFG.

Statusy

Przed wysłaniem umowa w pliku jest poprawna albo błędna, a po przyjęciu – zawarta, rozwiązana lub usunięta. Plik może mieć status: wymaga uzupełnienia, gotowy do wysłania, wysłany, w trakcie przetwarzania, przyjęty, błąd przetwarzania lub nieprzyjęty.

Pobieranie listy umów

• zakres danych do 12 miesięcy,
• eksport w XLSX, do 1 000 000 pozycji, bez dzielenia jednej umowy między pliki,
• do 5000 rekordów – stan bieżący, powyżej – stan na dzień poprzedni,
• łączny limit pobranych plików: 500 MB.

Integracja przez API

Systemy zewnętrzne łączą się z TFG przez REST API, przez Internet, z protokołem TLS i certyfikatami Centrum Certyfikacji UFG. Wymagany jest stały publiczny adres IP lub podsieć zgłoszona do UFG, a autoryzacja odbywa się w standardzie OAuth 2.0 na podstawie konta technicznego przedsiębiorcy.

Procedura uzyskania konta technicznego:

1. Wniosek Składa administrator przedsiębiorcy przez Portal TFG albo korespondencją „Wniosek o konto techniczne” z podpisem elektronicznym.
2. Weryfikacja UFG weryfikuje i akceptuje wniosek.
3. Konto i certyfikat UFG tworzy konto, nadaje uprawnienia i generuje certyfikat – imienny certyfikat przychodzi e-mailem, hasło SMS-em.

Walidacja przez API jest dwuetapowa: synchroniczna (format i struktura JSON, puste wartości, umowy w trakcie przetwarzania) oraz asynchroniczna, której wynik pobiera się usługą GET. Nazwa pliku może mieć do 49 znaków.

Deklaracje w przyszłości

Docelowo deklaracje mają być wypełniane automatycznie na podstawie danych z wykazu i udostępniane przedsiębiorcy do akceptacji. Dane w wykazie przestają więc być tylko ewidencją – niepełne lub niespójne dane o umowach, wpłatach i zwrotach utrudnią także rozliczenia deklaracji.

Co to oznacza dla biura podróży?

Najważniejsze nie jest wybranie metody przekazania danych, ale przygotowanie samych danych: rezerwacji, umów, terminów, liczby podróżnych, wpłat, zwrotów, zmian, walut i środków transportu. Przy niewielkiej liczbie umów wystarczy formularz w Portalu. Przy większej liczbie rezerwacji i wpłat wygodniejsze będą pliki lub API.

Jak pomaga Otiumo?

Otiumo porządkuje dane istotne dla wykazu – rezerwacje, umowy, uczestników, terminy, wpłaty, dopłaty, zwroty, korekty i historię zmian – w jednym systemie, zamiast w mailach, arkuszach i notatkach.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Prezentacja UFG pokazała, że wykaz umów można przekazywać formularzem, plikiem lub przez API, a moduł obsługuje pełny cykl życia umowy z rejestrem zmian. Kluczowe pozostaje jednak przygotowanie danych: im lepiej są uporządkowane dziś, tym prostsze będzie ich przekazywanie do TFG – i późniejsze automatyczne deklaracje.