W skrócie
- W sezonie szybko widać, czy procesy biura są uporządkowane, czy opierają się na arkuszach i pamięci zespołu.
- Najwięcej czasu oszczędzają: zapisy online, zdalne umowy, automatyczne przypomnienia i dokumenty.
- Dodatki do rezerwacji i baza klientów pomagają też zwiększyć sprzedaż.
Nowy sezon w biurze podróży to więcej zapytań, rezerwacji, umów, wpłat i wiadomości. To moment, w którym bardzo szybko widać, czy procesy są uporządkowane, czy nadal opierają się na arkuszach, mailach i ręcznym pilnowaniu każdego szczegółu.
Poniżej sześć obszarów, które warto uporządkować przed startem zapisów – i to, jak pomaga w nich Otiumo.
Zapisy i umowy online
Klient zapisuje się przez formularz, podaje dane uczestników i podpisuje umowę zdalnie – bez drukowania, skanowania i odsyłania dokumentów. Zespół nie przepisuje danych z maili, a lista uczestników aktualizuje się sama.
Jeśli brakuje kilku osób do zamknięcia grupy, udostępnij ofertę online i pozwól klientom dopisać się samodzielnie. Otiumo zbierze dane uczestnika, przygotuje umowę, przyjmie wpłatę i przypisze klienta do konkretnej grupy.
Dodatki do rezerwacji: więcej przychodu bez dodatkowej pracy
Już przy zapisie możesz pokazać klientowi rozszerzone ubezpieczenia, fakultety i inne dodatki. Klient wybiera je sam, a Ty nie zbierasz decyzji mailowo ani nie prowadzisz osobnych list.
Otiumo tworzy zestawienie wybranych opcji, które możesz pobrać i wykorzystać do rozliczeń z kontrahentami oraz wystawienia dokumentów. Rośnie wartość rezerwacji, a ręcznej pracy nie przybywa.
Klient grupowy i koordynator
Obsługa grup nie musi opierać się na załącznikach i ciągłym poprawianiu list. W Otiumo biuro, lider grupy i uczestnicy pracują na tych samych danych:
- uczestnicy uzupełniają i poprawiają swoje dane,
- umowy można podpisywać zdalnie,
- komunikacja odbywa się mailowo lub SMS-em,
- listę grupy z arkusza można zaimportować do systemu.
Koordynator może mieć podgląd zapisów i danych grupy, ale nie musi zbierać danych ani pilnować wpłat – to zostaje po stronie systemu i biura. Więcej o tym we wpisie Wyjazdy grupowe bez chaosu.
Płatności i przypomnienia
Zaliczki, dopłaty i terminy są przypisane do rezerwacji, a przypomnienia o płatnościach wysyłane automatycznie. Zespół widzi, komu brakuje wpłaty, zamiast codziennie porównywać wyciąg z listą. Szczegóły opisujemy we wpisie Automatyzacja płatności w biurze podróży.
Faktury i paragony
W Otiumo możesz włączyć automatyczne wystawianie faktur i wysyłać je klientom bezpośrednio z systemu. Paragony niefiskalne przygotujesz w formie gotowej listy do kasy, z uwzględnieniem kursów NBP. Dokumenty są uporządkowane i gotowe do przekazania księgowości.
Relacja z klientem po wyjeździe
Każdy wyjazd to początek relacji. Otiumo gromadzi historię uczestnictwa, dane kontaktowe i preferencje klientów – wybrane ubezpieczenia, fakultety, rodzaje wyjazdów. Przed kolejnym sezonem masz gotową bazę, do której wrócisz z dopasowaną ofertą. Zobacz też: Baza klientów w biurze podróży.
Pokażemy, jak przygotować sezon w Otiumo na przykładzie Twoich wyjazdów.
Koszt systemu w kalkulacji wyjazdu
Koszt systemu nie musi być osobną pozycją w budżecie biura. Wiele biur uwzględnia go w kalkulacji wyjazdu – podobnie jak koszt bramki płatniczej czy obsługi dokumentów. Model rozliczenia Otiumo omawiamy indywidualnie na prezentacji.
Lista kontrolna przed sezonem
- oferty z terminami i limitami miejsc
- formularz zapisu z potrzebnymi pytaniami
- wzór umowy i warunki uczestnictwa
- harmonogram zaliczek i dopłat
- przypomnienia o płatnościach
- dodatki i fakultety do rezerwacji
- dostęp dla zespołu i koordynatorów
- szablony wiadomości do uczestników
Najczęstsze pytania
Kiedy najlepiej wdrożyć system przed sezonem?
Zanim ruszą zapisy. Wtedy oferty, formularze i płatności możesz skonfigurować spokojnie, a nie w trakcie największego ruchu.
Czy mogę przenieść listy uczestników z arkusza?
Tak, listę grupy prowadzoną w arkuszu można zaimportować do Otiumo i dalej obsługiwać w systemie.
Czy koordynator grupy musi mieć konto w systemie?
Koordynator może mieć podgląd zapisów i danych swojej grupy. Zakres dostępu ustala biuro.
Podsumowanie
Sezon pokazuje, które procesy w biurze działają, a które opierają się na pamięci zespołu. Uporządkowanie zapisów, umów, wpłat, dokumentów i komunikacji przed startem sprzedaży daje więcej czasu na to, co rozwija biuro: ofertę, sprzedaż i relacje z klientami.